Elbhelden – Recruiting für Pädagogik und Soziale Arbeit

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Daten­schutz - Zoom

Datenschutz­hinweise für Bewerbungs­interviews / Online-Meetings via „Zoom“

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personen­bezogener Daten im Zusammen­hang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Ver­antwort­licher

Unter­nehmen: Elbhelden GmbH – Überseeallee 1 – 20457 Hamburg
HRB: 146337, Amts­gericht Hamburg
Geschäfts­führer: Tobias Hilbert
Telefon: 0173 - 344 44 42
Email: datenschutz­@­elbhelden­-personal­beratung­.­de
Daten­schutz­­beauftrag­ter: Lara Wolters

Verantwortlicher für Daten­verarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings & Bewerbungsinterviews“ steht, ist die Elbhelden GmbH.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Daten­verarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunter­zuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basis­funktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting & Bewerbungsinterview“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting & Bewerbungsinterview“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechts­grundlage der Daten­verarbeitung

Soweit personen­bezogene Daten von Beschäftigten der Elbhelden GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personen­bezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechts­grundlage für die Daten­verarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings & Bewerbungs­interviews“.

Im Übrigen ist die Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings & Bewerbungsinterviews“ Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertrags­beziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings & Bewerbungs­interviews“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personen­bezogene Daten, die im Zusammen­hang mit der Teilnahme an „Online-Meetings & Bewerbungs­interviews“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings & Bewerbungs­interviews“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftrags­verarbeitungs­vertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Daten­verarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personen­bezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standard­vertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings & Bewerbungs­interviews“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

Ihre Rechte

• Sie haben das Recht, Ihre gegebenen Einwilli­­gungen jederzeit und mit sofortiger Wirkung zu wider­rufen.
• Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihnen gespeicher­­ten persön­­lichen Daten.
• Sie haben das Recht auf Daten­übertrag­­barkeit. Das bedeutet, dass wir Ihre Daten innerhalb von 72 Stunden im maschinen­­lesbaren Format über­mitteln.
• Sie haben das Recht auf Berichti­gung Ihrer personen­­bezogenen Daten.
• Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer personen­­bezogenen Daten.
• Sie haben das Recht auf Einsch­ränkung der Ver­arbeitung Ihrer personen­­bezogenen Daten.
• Sie haben das Recht auf Wider­spruch gegen die Ver­arbeitung Ihrer personen­­bezogenen Daten.
• Sie haben das Recht, bei der zuständ­igen Aufsichts­­behörde Beschwerde einzu­reichen.

Löschung von Daten

Wir löschen personen­bezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantie­ansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungs­pflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungs­pflicht in Betracht.